La hora la pone el servidor
No el móvil de nadie. Y sin cobertura se guarda la hora del toque, medida con un cronómetro que no se mueve aunque alguien cambie la hora del aparato.
Del alta al cierre de mes
Cómo funciona Ficheo, de punta a punta
Te das de alta, das de alta a tu gente, ellos fichan, tú miras, y a fin de mes salen dos cosas: el documento que pide la Inspección y el fichero que necesita tu gestoría. Aquí está el camino entero, con lo que cuesta cada paso y dónde suele atascarse.
Fichar y cumplir van en el plan Gratis
Sin límite de empleados
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Una encargada de tienda sentada en la trastienda con un portátil abierto, dando de alta a su equipo, y dos compañeros de pie al lado esperando su turno con el móvil en la mano. Luz de tarde, ambiente informal de trabajo. Sin logos, sin pantallas legibles y sin ningún texto dentro de la imagen.
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El recorrido
Cuatro pasos, y solo uno da trabajo de verdad
El segundo. Y es una tarde para una empresa de veinte personas.
Creas la cuenta
Correo, contraseña y el nombre de tu empresa. Eliges tu dirección, tuempresa.ficheo.app, que será por donde entre tu gente. Tres minutos.
Ajustas lo básico
Calendario laboral, parámetros y tipos de ausencia. Es lo que hace que los números salgan bien desde el primer día. Una hora.
Das de alta a tu gente
Quién es, qué hace, su horario y cómo va a fichar. La última pantalla dice si esa persona ya puede fichar. Una tarde para veinte.
Fichan y cierras el mes
Dos toques al día por persona. A fin de mes, el registro del art. 34.9 y el fichero para la gestoría. El rato de repasar los avisos.
Paso 2
Los primeros pasos, que es donde se gana o se pierde
Debajo de Inicio hay una lista llamada Primeros pasos. No es un tutorial de bienvenida: cada punto es algo que, si falta, hace que los números salgan mal.
- Sin horarios asignados, las horas previstas son cero y todo el mundo aparece con un balance absurdo.
- Sin calendario laboral, los festivos cuentan como jornada y generan faltas que nadie cometió.
- Sin revisar los tipos de ausencia, la gente pide cosas que no existen en tu empresa.
La lista trae entre siete y catorce puntos según lo que hayas encendido, y cada uno lleva a la pantalla donde se hace. Algunos se tachan solos mirando los datos —¿hay festivos cargados?, ¿hay alguien con horario?—; los de repaso se tachan a mano, porque mirar los parámetros y decidir que los de fábrica valen sí es haberlo hecho, pero no deja rastro en ninguna tabla.
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Captura de la pantalla de Inicio con la lista de Primeros pasos: unos diez puntos en columna, cuatro ya tachados y el resto con su enlace a la derecha, y arriba una barra de progreso. Datos genéricos, ninguna persona reconocible. Sin logos y sin texto añadido fuera de la propia interfaz.
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Paso 3
Cómo va a fichar cada uno
El alta va en cuatro pasos y la última pantalla no dice «guardado»: dice si esa persona ya puede fichar y, si no, qué se lo impide y dónde se arregla. Las credenciales salen ahí, una sola vez.
| Forma | Cuándo encaja | Qué hace falta |
|---|---|---|
| Su móvil | Gente que se mueve, o equipos pequeños | Nada. Entra en la dirección de tu empresa y la añade a su pantalla de inicio |
| Tablet con PIN | Cocinas, talleres, vestuarios, turnos que entran en bloque | Una tablet cualquiera y repartir los PIN |
| El reloj que ya tienes | Si hay hierro instalado que funciona | Dar de alta el aparato y casar sus números con las personas |
Un turno de noche no se parte
La salida de las 06:00 se suma a la jornada que empezó ayer a las 22:00. La misma regla vale para las nocturnas, los descansos y el cierre de mes.
Si alguien no ficha, le avisan a él
Un aviso al móvil, una sola vez, y solo a quien hoy tenía turno y no ha fichado. Solo sube al encargado si pasa un día sin arreglarse.
Paso 4
Tú miras, y sobre todo te avisan
Hay una pantalla con quién está dentro ahora mismo, pero la verdad es que casi nadie la mira todos los días. Lo que se usa son los avisos, y cada uno salta una sola vez.
- Jornadas sin cerrar. Es la lista que hay que mirar de verdad: una entrada sin salida es la forma más habitual de que un registro acabe con horas que nadie trabajó.
- Ausencias sin responder, con el calendario del equipo al lado para ver si esos días queda gente suficiente.
- Horas pedidas sin validar, con lo fichado, lo previsto y la diferencia ya calculada.
- Gente que hoy no puede fichar, contratos que vencen, solapes de vacaciones y el resumen de los lunes.
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Un encargado de almacén de pie junto a una estantería mirando su móvil con gesto tranquilo, con el equipo trabajando desenfocado al fondo. Luz industrial fría, plano medio. Sin logos, sin pantalla legible en el móvil y sin ningún texto dentro de la imagen.
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Fin de mes
Los dos documentos que salen a fin de mes
El registro de jornada, en Tiempo › Registro: los 31 días de cada persona, con sus entradas y salidas, el origen de cada fichaje y sitio para las dos firmas. Los días sin fichajes dicen por qué —festivo, vacaciones, descanso—, porque un hueco sin explicar es lo que hace que un inspector pregunte. Es el documento del artículo 34.9.
El fichero para la gestoría, en Tiempo › Informes: una fila por persona con horas trabajadas y previstas, días de cada tipo de ausencia, horas extra separadas entre las que se pagan y las que van a la bolsa, y horas nocturnas y en festivo. Y avisa: si quedan jornadas sin cerrar, ausencias sin responder u horas sin validar, lo dice en pantalla y dentro del propio fichero, persona por persona.
- Si viene la Inspección, hay un enlace de solo lectura que se le da sin crearle una cuenta, atado a un periodo y con caducidad.
- Entregado el mes, se cierra el periodo en Empresa › Seguridad y ningún fichaje anterior se crea, cambia ni borra.
- Reabrir se puede, pero exige decir por qué y queda escrito en el historial.
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Captura de Tiempo › Registro con la hoja mensual de una persona: los 31 días en filas con entrada, salida y total, tres días marcados como festivo o vacaciones, y abajo el espacio para las dos firmas. Nombre genérico, sin datos reales. Sin logos y sin texto añadido fuera de la interfaz.
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Los tiempos
Cuánto tarda todo esto
Son tiempos de una empresa de veinte personas. Con cuarenta, lo único que crece es el alta.
| Paso | Quién | Cuánto |
|---|---|---|
| Crear la cuenta y elegir dirección | Tú | 3 minutos |
| Calendario, parámetros y tipos de ausencia | Tú | 1 hora |
| Dar de alta a 20 personas con su horario | Tú | Una tarde |
| Que cada uno entre y se guarde la app | Tu equipo | 2 minutos cada uno |
| Fichar, cada día | Tu equipo | Dos toques |
| Cierre de mes | Tú | El rato de repasar los avisos |
Dónde se atasca la gente
No cargar el calendario laboral es el fallo número uno: sin él, cada festivo genera una falta a toda la plantilla y el primer informe sale en rojo. Después van dejar a alguien sin horario, no apagar los tipos de ausencia que no aplican, y esperar que la cola sin conexión se vacíe sola con la app cerrada, que no lo hace: se manda cuando la persona vuelve a abrirla.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Puedo migrar los fichajes de lo que uso ahora?
Si vienes de un reloj de pared, sí: se sube el fichero de marcajes que exporta y entra sin duplicar lo que ya estuviera, porque cada fichaje lleva su huella. Si vienes de otro programa, depende de lo que sepa exportar; enséñanos el fichero. Los detalles están en terminales de fichaje.
¿Hace falta que toda la empresa empiece el mismo día?
No, pero conviene: el registro de jornada es mensual, y empezar a mitad de mes deja media hoja en blanco que hay que explicar. Lo normal es arrancar el día 1.
¿Y si alguien no tiene móvil?
Ficha en la tablet compartida con su PIN, o desde el navegador de cualquier ordenador. La anchura de una pantalla no dice nada sobre si esa persona puede fichar. Está contado en fichaje con tablet.
¿Cuánto cuesta empezar?
Nada. Fichar y cumplir la ley va en el plan Gratis, sin tope de plantilla, y está detallado en control horario gratis. La gestión empieza en 0,99 € por empleado activo y mes en el plan Esencial, facturado al año y sin IVA: las cuentas hechas están en precios.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
Tres minutos crear la cuenta, una hora el calendario y los parámetros, y una tarde dar de alta a veinte personas con su horario. Después, dos toques al día por persona.
Si todavía estás comparando, las doce preguntas para hacerle a cualquier proveedor ahorran tiempo. Y si quieres el mapa completo, está en todo lo que hace Ficheo y en qué exige la ley del registro de jornada.
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Todo lo que hace Ficheo
El mapa completo del producto, con la chapa del plan de cada función y la lista de lo que no hace.
Ver las funcionalidadesRegistro de jornada
El documento que sale al final del recorrido, y qué exige de él el artículo 34.9.
Ver el registro legalPrecios
Los cuatro planes, la calculadora y las cuentas hechas para 5, 10, 25 y 50 personas.
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Tres minutos para la cuenta y una tarde para el resto. Mañana ya está fichando tu equipo.