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Gastos, dietas y kilometraje

Lo que tu gente adelanta de su bolsillo: un ticket de gasolina, la comida de un desplazamiento, los kilómetros con su coche. Se hace la foto en el momento, tú lo apruebas y a fin de mes hay una cifra que devolver en vez de un sobre con papeles.

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El importe lo calcula el servidor Los tickets viven fuera de la web

1440×900 Captura de la bandeja de aprobación de gastos: cuatro solicitudes arriba esperando respuesta con su tipo, fecha e importe, y la miniatura del ticket a la derecha de la seleccionada. Nombres inventados y sin ningún ticket real legible. img/producto-gastos-bandeja.webp

La bandeja de gastos: arriba lo que espera respuesta.

En qué plan entra

Gastos y dietas entran en Pro

Es la función más de nicho de todas: la usa quien se mueve. Por eso está arriba de la escalera y no la paga quien no la va a encender.

Pro · desde 2,99 €/empleado activo/mes

Dónde entran los gastos dentro de la escalera de planes.
Qué entra	Gratis	Esencial	Equipo	Pro
Gastos y dietas	No	No	No	Sí
Proyectos / productividad	No	No	Básico	Completo
Roles y permisos	No	Predefinidos	Avanzados	Personalizados
Centros	1	Hasta 2	Hasta 5	Ilimitados

Si nadie adelanta dinero, no lo enciendas

Para una peluquería o una oficina donde nadie pone dinero de su bolsillo, esto solo añade una entrada más al menú. Tiene sentido donde hay desplazamientos: obra, brigadas de limpieza, instaladores, técnicos, comerciales y talleres.

Precios por empleado activo y mes, facturados al año y sin IVA. Están todos en la página de precios.

El problema

Los tickets viven arrugados en la guantera

Se pierden, se descoloran, y siempre hay uno que aparece dos meses después. Los kilómetros se apuntan de memoria en una libreta, se calculan a ojo y nadie sabe a qué tarifa.

Y va pegado al control horario más de lo que parece: quien se desplaza a casa de un cliente o a una obra es exactamente quien ficha fuera. La misma persona, el mismo día, la misma aplicación.

La persona elige el tipo —ticket o factura, kilómetros, o dieta—, pone la fecha, el concepto y el importe.
Hace la foto del ticket ahí mismo: sin escanear, sin guardar el papel y sin mandarlo por WhatsApp.
Si son kilómetros no pone importe: pone los kilómetros, y mientras escribe ve la cuenta hecha.
Tú apruebas o deniegas viendo el ticket sin salir de la pantalla.

800×520 Un instalador dentro de su furgoneta fotografiando con el móvil un ticket de gasolinera apoyado en el volante. Luz de tarde entrando por la ventanilla, sin marcas comerciales visibles y sin texto legible en el ticket. img/producto-gastos-ticket-movil.webp

Detalles que evitan descuadres

Los céntimos, en su sitio

Tres decisiones pequeñas que son la diferencia entre un total que cuadra y un total que nadie sabe explicar a fin de mes.

El importe de los kilómetros lo calcula el servidor, no el navegador: si lo calculara cada pantalla, dos sitios podrían decir cifras distintas del mismo viaje.
Los importes se guardan en céntimos enteros. En euros con decimales las sumas del mes acaban descuadradas por unos céntimos.
La tarifa del kilómetro se pone en Empresa › Parámetros. Viene a 0,26 € porque es el máximo exento de IRPF en España desde 2023, y se cambia.
Los tickets viven fuera de la web, como el resto de documentos: se piden a la API y esta comprueba la sesión antes de servirlos.

Cómo se guardan los archivos

1440×900 Captura del formulario de kilometraje en la aplicación del trabajador: casilla de kilómetros, la tarifa de la empresa y debajo la cuenta hecha en vivo con el importe resultante. Datos inventados y sin ninguna marca visible. img/producto-gastos-kilometros.webp

En kilómetros no se escribe el importe: se escriben los kilómetros.

A fin de mes

Una cifra por persona y por concepto

El total del mes por persona y por concepto, y los kilómetros recorridos. Sale en CSV, como el resto de informes, para que se cruce con lo que ya mandas a la gestoría.

Un encargado ve la bandeja de su rama, no la de toda la empresa.
Es un CSV limpio, no un fichero con el formato de ningún programa contable concreto: se mapea una vez.

El cierre de mes de las horas

1440×900 Captura del resumen mensual de gastos: una fila por persona con el total en tickets, en dietas y en kilómetros, y la suma general abajo. Nombres inventados, importes redondos de ejemplo y sin ningún logotipo. img/producto-gastos-total-mes.webp

El total del mes por persona y por concepto.

Claro desde el principio

Lo que hace y lo que deliberadamente no hace

Casi todo lo de la derecha existe en productos más grandes. Aquí no está, y por eso no se cobra como si estuviera.

Lo que hace hoy

Solicitud desde el móvil con foto del ticket en el momento.
Kilómetros a la tarifa de tu empresa, calculados en el servidor.
Bandeja de aprobación con lo pendiente arriba y el ticket a la vista.
Total del mes por persona y por concepto, descargable en CSV.
Los archivos, servidos con sesión, igual que las nóminas.

Lo que no hace

No lee el ticket. No hay reconocimiento de texto que saque el importe de la foto: se escribe.
No paga nada. No hay pasarela, ni transferencia, ni tarjeta de empresa. Sale un número; el pago lo haces tú.
No calcula distancias. Los kilómetros los pone quien viajó: no hay mapa ni cálculo de ruta, y por tanto tampoco ninguna llamada a un servicio de mapas de terceros.
No sabe de IVA ni de deducibilidad. Guarda el importe y el ticket; la parte fiscal es de tu asesoría.
No aplica límites por dieta. No hay un máximo por comida configurable: se aprueba o se deniega a mano.

Preguntas

Preguntas frecuentes

¿Puede un encargado aprobar gastos de su gente?

Sí, de los suyos. Ve la bandeja de su rama, no la de toda la empresa. Cómo se recorta lo que ve cada papel está explicado en la página de varios centros de trabajo.

¿Se pueden sacar los gastos del mes en un fichero?

Sí, en CSV, como el resto de informes. No es un fichero con el formato de ningún programa contable concreto: es un CSV limpio que se mapea una vez.

¿Por qué la tarifa viene a 0,26 € el kilómetro?

Porque es el máximo exento de IRPF en España desde 2023. Se cambia en Empresa › Parámetros si tu empresa paga otra cosa.

¿En qué plan entra?

En Pro, a 2,99 € por empleado activo y mes facturado al año, sin IVA. No está en Gratis, ni en Esencial, ni en Equipo.