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Control horario para residencias y ayuda a domicilio

Una residencia no cierra nunca. Hay que cubrir mañana, tarde y noche los 365 días, y no puede haber cero personas en ninguna franja: eso convierte cada solicitud de vacaciones en una decisión operativa, no administrativa.

Fichar y el registro legal, 0 € Cobertura por franja La noche se cuenta entera
1200 × 600 Sala común de una residencia de mayores a media tarde con dos cuidadoras de uniforme atendiendo y una tercera fichando en una tablet junto al control de planta. Luz cálida de tarde entrando por ventanales, sin caras reconocibles en primer plano, sin logotipos y sin texto en la imagen. img/sector-residencias-hero.webp
El oficio

Lo que pasa en una residencia

Tres problemas, y ninguno es el mismo. El primero es de planificación, el segundo de cálculo y el tercero solo lo tiene este sector.

Aquí no se aprueban vacaciones: se cuadran

En casi cualquier otro sector, aprobar unas vacaciones es mirar si a esa persona le quedan días. Aquí eso es lo de menos. La pregunta de verdad es: si falta la semana del 14, ¿me queda alguien en el turno de noche del jueves?

Cómo se aprueban

La noche no es una excepción: es todos los días

En hostelería la noche es del fin de semana. Aquí es las 365. Un fallo de cálculo que en otro sitio se nota una vez al mes, aquí se nota a diario: agrupar por día natural parte la jornada de 22:00 a 08:00 y deja a la persona sin poder fichar la salida.

Cómo se cuenta la jornada

El relevo no llega y no te puedes ir

Es la situación específica de este sector y no la tiene ningún otro. Si la persona del turno siguiente no aparece, la del turno de noche se queda, porque dejar la planta sola no es una opción. Esas horas existen y hay que pagarlas o compensarlas.

Las horas que se alargan
Cómo lo resuelve

Qué hace Ficheo con cada una de esas tres

La cobertura primero, porque es la pantalla que aquí se mira todas las semanas y es la que decide.

Cobertura

Antes de aprobar, ves quién queda

La cobertura se enseña en dos sitios distintos y por dos motivos distintos: un mapa de la semana por franja horaria, y el calendario del equipo con una fila de sumas abajo.

  • El mapa descuenta ya las ausencias aprobadas: un cuadro que no las descuenta enseña una cobertura que no va a existir.
  • La fila de sumas se pone roja al pasar del máximo de gente ausente a la vez que hayas puesto en Parámetros.
  • Cuando alguien pide una ausencia desde su móvil, antes de mandarla ve quién más falta esos días y qué turnos tenía asignados: la mitad de las solicitudes imposibles no llegan a pedirse.
  • No sustituye a tu ratio de personal: Ficheo no sabe cuántas plazas tienes ni qué ratio te exige tu comunidad.
Vacaciones, bajas y permisos
1440 × 900 Captura del mapa de cobertura semanal: una rejilla de días por franjas horarias con el número de personas que cubren cada celda, dos celdas de la madrugada del jueves marcadas en rojo por quedarse con una sola persona. img/sector-residencias-panel-cobertura.webp
El mapa de cobertura, con las ausencias aprobadas ya descontadas.
La noche, todas las noches

Cada fichaje se asigna al día en que se fichó la entrada

La salida de las 08:00 se suma a la jornada de la noche anterior, y esa misma regla vale para las horas nocturnas del cierre de mes, para el balance de cada persona, para la comprobación de descansos y para el cuadrante.

  • Una jornada abierta deja de contar a las 20 horas: si alguien se fue sin fichar la salida, no se le van sumando horas hasta el día siguiente.
  • Esa jornada sale en la lista de jornadas sin cerrar, para corregirla con la hora real y dejando escrito quién la corrigió.
  • Las horas nocturnas se trocean con la hora real de cada instante, así que las noches del cambio de hora salen bien.
Quién está dentro ahora mismo
800 × 520 Control de planta de una residencia durante el cambio de turno de noche, con dos cuidadoras de uniforme repasando el parte en un mostrador iluminado y el pasillo a oscuras al fondo. Luz artificial baja, sin caras reconocibles, sin logotipos y sin texto en la imagen. img/sector-residencias-equipo.webp
Descansos

Las doce horas, que en una rotación 24/7 se pierden solas

Cerrar un turno de tarde a las 22:00 y abrir el de mañana a las 07:00 son nueve horas. Y el caso peor de este sector: salir de noche a las 08:00 y volver de tarde a las 14:00 del día siguiente parece descanso de sobra hasta que alguien cuenta las horas de verdad.

  • Descanso entre jornadas: 12 h del art. 34.3, sobre lo fichado y encima del cuadrante.
  • Descanso seguido a la semana: 36 h del art. 37.1, en los dos sitios.
  • Tope de jornada ordinaria: 9 h del art. 34.3, en los dos sitios.
  • El aviso que sirve es el segundo: antes de publicar el cuadrante, con el nombre y el turno que hay que cambiar.
El cuadrante que avisa antes de publicarse
1440 × 900 Captura del cuadrante semanal antes de publicarlo con un aviso arriba que enumera dos incumplimientos de descanso entre jornadas, cada uno con el nombre de la persona, el turno de origen y el turno que hay que cambiar. img/sector-residencias-panel-descansos.webp
El cuadrante avisa antes de publicarse, no después.
La ley que te toca

Los tres descansos que en una rotación de 24 horas se pierden

Los tres están en el Estatuto, los tres se comprueban sobre lo fichado y sobre el cuadrante, y ninguno se puede bajar en los parámetros.

12 hentre el final de una jornada y el principio de la siguiente (art. 34.3 ET).

36 hseguidas de descanso a la semana: el día y medio del art. 37.1 del Estatuto.

9 hde tope de jornada ordinaria al día, salvo pacto en contrario (art. 34.3 ET).

Los mínimos suben, pero no bajan

Los tres límites se configuran en Empresa › Parámetros y no se pueden poner por debajo de lo que dice la ley: poner ocho horas de descanso no lo hace legal, solo apagaría el aviso. Si tu convenio pide más, se suben.

Las 12 horas, el día y medio y los turnos

Cuánto te costaría

Una residencia de cincuenta personas con tres turnos

Turnos completos, responsables por planta, cobertura por franja y aprobación de horas extra con reglas. Eso es el plan Equipo, y aquí no hace falta subir más.

Le encaja Equipo 50 personas Fichar y cumplir, 0 €

99,50 €al mes por las cincuenta personas, con el plan Equipo a 1,99 € por empleado activo.

1194,00 €al año, sin IVA, facturado al año. Con el pago mensual serían 2,99 € por empleado.

0 €es lo que cuestan el fichaje y el registro del art. 34.9, con cincuenta personas o con quinientas.

Lo que costaría al año una residencia según cuánta gente ficha. Precio anual, sin IVA, por empleado activo y mes.
PlantillaEsencial · 0,99 €Equipo · 1,99 €Pro · 2,99 €
25 personas297,00 €597,00 €897,00 €
50 personas594,00 €1194,00 €1794,00 €
75 personas891,00 €1791,00 €2691,00 €
100 personas1188,00 €2388,00 €3588,00 €

Ver los cuatro planes y la calculadora

Preguntas

Preguntas de residencias

¿Puedo ver si me quedo sin cobertura antes de aprobar unas vacaciones?

Sí, en dos sitios. Un mapa de la semana con cuánta gente cubre cada franja, descontando ya las ausencias aprobadas, y el calendario del equipo con una fila de sumas abajo que se pone roja al pasar del máximo de gente ausente a la vez que hayas configurado.

¿Ficheo controla el ratio de personal que me exige mi comunidad?

No. Ficheo no sabe cuántas plazas tienes ni qué ratio te exige tu comunidad autónoma, y no lo inventa. Lo que hace es convertir «me parece que esa semana hay mucha gente fuera» en un número que salta solo.

¿Cómo se cuentan las horas de un turno de 22:00 a 08:00?

Como una sola jornada: cada fichaje se asigna al día en que se fichó la entrada. Esa regla vale para las horas nocturnas del cierre de mes, para el balance de cada persona, para la comprobación de descansos y para el cuadrante.

¿Qué pasa con las horas de quien se queda porque el relevo no llega?

Se ven, porque se comparan los fichajes con lo previsto de esa persona ese día —previsto que sale del cuadrante si esa semana tiene turnos asignados. La persona las pide desde su móvil con la cuenta hecha y elige si las quiere cobradas o en la bolsa; tú apruebas viendo sus fichajes al lado.

¿Y si alguien se olvida de fichar la salida al acabar la noche?

Una jornada abierta deja de contar a las 20 horas y sale en la lista de jornadas sin cerrar, para corregirla con la hora real. El aviso va primero al móvil de la persona, con el día y dónde se arregla, y solo sube al encargado si pasa un día sin arreglarse.

El personal de ayuda a domicilio no pisa la residencia. ¿Cómo ficha?

Desde su propio móvil, y funciona sin cobertura: si no hay red al pulsar, el fichaje se guarda en el teléfono con la hora del toque y se manda al volver la señal. Cada domicilio o servicio puede darse de alta como centro de trabajo.

Sigue leyendo

Descanso entre jornadas

Las 12 horas del art. 34.3 y las 36 seguidas del 37.1, con lo que pasa en los turnos rotativos.

Leer la guía

Vacaciones, bajas y permisos

Cada empresa define sus tipos de ausencia, y se aprueban viendo quién más falta esos días.

Ver la función

Cuadrantes y turnos rotativos

La semana pintada con pinceles, la cobertura hora a hora y el aviso antes de publicar.

Ver la función
Empieza hoy

Monta la semana de un turno y mira qué avisa antes de publicarla

Fichar y el registro de jornada no se cobran. La cobertura y los cuadrantes se añaden cuando los necesites.