Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada

La guía

Conservar y tener a disposición no son lo mismo

El párrafo es corto y hace dos cosas a la vez. Primero fija un plazo: cuatro años. Después dice para qué sirve ese plazo, y ahí está el verdadero contenido de la obligación. El registro se guarda para poder sacarlo. Si existe pero nadie sabe dónde, si está en un formato que ya no abre ningún programa, o si depende del portátil de una persona que se fue, materialmente no está a disposición de nadie.

La diferencia se nota el día que alguien lo pide. Una petición de la plantilla o de los representantes no lleva plazo escrito en el Estatuto, pero una visita de la Inspección de Trabajo sí tiene sus tiempos, y responder «lo tengo, pero necesito dos semanas para juntarlo» no es la misma respuesta que enseñarlo. Qué es el registro y de dónde sale la obligación está contado en la guía de qué es y qué exige el registro de jornada.

Desde cuándo se cuentan los cuatro años

Desde cada registro. No desde que la persona se va, no desde el cierre del ejercicio, no desde que se firma nada. Cada día trabajado arranca su propio plazo y lo agota por su cuenta, así que en tu archivo conviven en todo momento cuarenta y ocho meses de asientos, cada uno con una fecha de caducidad distinta.

Un ejemplo con fechas. Un registro del 15 de marzo de 2023 sigue siendo exigible el 15 de marzo de 2027. Ese día de 2027, si alguien lo pide, la empresa tiene que poder ponerlo encima de la mesa con la hora de entrada y la de salida de aquel miércoles. Y el mismo archivo tendrá dentro los registros de agosto de 2026, que aguantarán hasta agosto de 2030.

Los cuatro años siguen corriendo aunque la persona se haya ido

El 34.9 no pone ninguna excepción por baja voluntaria, despido ni fin de contrato. Esto es lo que más se incumple sin querer: la empresa limpia la carpeta de quien ya no está, y con ella se va la prueba de sus horas.

Luis deja la empresa el 30 de junio de 2024. Su registro de mayo de 2024 sigue siendo exigible hasta mayo de 2028, cuatro años después. En ese intervalo puede haber una reclamación de horas extra, una comprobación de la Inspección o una petición del propio Luis. Si su ficha se borró el día que entregó las llaves, la empresa no tiene con qué responder, y quien responde por la falta de registro es la empresa: es una infracción grave, con las cuantías que están en la guía de las sanciones por no llevar el registro.

El registro no se guarda para tenerlo. Se guarda para poder enseñarlo cuatro años después.

El borrador de 2026 mantiene los mismos cuatro años

Hay un proyecto de real decreto de registro horario digital que lleva desde septiembre de 2025 en tramitación y que no está aprobado ni publicado en el BOE. Cambiaría bastantes cosas —el soporte, la huella de cada modificación, el acceso remoto de la Inspección—, pero en el plazo de conservación no toca nada: el texto que salió a audiencia pública en octubre de 2025 mantiene los mismos cuatro años. El expediente entero está en la guía de qué hay aprobado de la reforma de 2026.

Es una buena noticia práctica. De todo lo que puede cambiar, este punto no va a cambiar, así que lo que montes hoy para guardar cuatro años te sirve igual con norma nueva y sin ella.

Cuatro años son muchas copias de seguridad

Esto no lo dice el Estatuto, pero conviene decirlo. Cuatro años de registro que se pierden no son un contratiempo informático: son quedarse sin poder demostrar las horas de nadie, en un terreno donde la carga de tener el documento es tuya. Un disco que falla, un ordenador robado o una carpeta compartida que alguien vacía producen exactamente el mismo resultado que no haber llevado nunca el registro.

Y una copia que nadie ha restaurado nunca no es una copia: es una carpeta con un nombre esperanzador. La única forma de saber que una copia sirve es recuperarla en otro sitio y comprobar que están todas las filas. Si guardas el registro en una hoja de cálculo, esa comprobación te toca a ti; en la guía de qué campos tiene que llevar la plantilla del registro de jornada están los otros sitios por donde se rompe.

Guardar cuatro años y proteger los datos son dos preguntas

Cuánto hay que guardar lo responde el 34.9: cuatro años. Cuánto se puede guardar, con qué base y qué pasa cuando ese plazo termina es una pregunta distinta, de protección de datos, y tiene su propia guía: la de control horario y protección de datos. Aquí no se entra, para no mezclar dos normas que responden a cosas distintas.

Y una obligación que viaja con el registro: quien teletrabaja se guarda igual, cuatro años, porque el 34.9 no distingue el sitio desde el que se ficha. Está en la guía del registro de jornada en teletrabajo.