Inspección de Trabajo y control horario: qué te va a pedir

La guía

«A disposición» significa poder enseñarlo

La palabra que hace todo el trabajo en el 34.9 es esa. Tener el registro guardado en un ordenador al que solo entra una persona que hoy está de vacaciones, o en una carpeta de un despacho que se abre los martes, no es tenerlo a disposición. La obligación es doble: que exista y que se pueda entregar. Y los destinatarios son tres, no uno: la propia persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección.

El contenido mínimo no cambia por ser una inspección: hora de inicio y hora de fin de cada persona y cada día. Un total mensual de horas no cumple. Está explicado con los tres párrafos del artículo en la guía de qué es y qué exige el registro de jornada.

Qué se mira además del registro

El registro es la puerta de entrada, no el destino. Con las horas en la mano se pueden comprobar otras cosas, y esas otras cosas caen dentro del mismo artículo 7.5 de la LISOS, que cubre jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, descansos, vacaciones y permisos.

Ese último punto es el que más veces falta, porque no está en el Estatuto y casi nadie lo busca donde está: en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo. El tope y sus excepciones están contados en la guía de el límite legal de horas extra, y la pausa, con su trampa de si computa o no, en la de las pausas y el descanso para comer.

Lo que sí puede hacer un inspector, y sorprende a mucha gente

La Ley 23/2015, que ordena el sistema de la Inspección, es bastante más amplia de lo que se supone. Su artículo 13.1 permite la entrada libre en cualquier centro de trabajo, en cualquier momento y sin previo aviso. Y el artículo 13.3.c) le deja examinar libros y registros incluidos los programas informáticos y los archivos en soporte magnético, y requerir que se los presenten; si el registro se guarda en soporte electrónico, hay que dárselo en ese mismo soporte y «en formato tratable, legible y compatible». Los hechos que el inspector constata tienen presunción de certeza (artículo 23).

Y una que casi nadie sabe: la Inspección ya puede pedirte el registro por vía telemática hoy, sin esperar a ningún real decreto. Entre el propio artículo 13.3.c), el artículo 14 bis del Real Decreto 138/2000 —que desde marzo de 2024 le manda relacionarse preferentemente por medios electrónicos— y el artículo 14.2.a) de la Ley 39/2015, que obliga a las personas jurídicas a entenderse electrónicamente con la Administración, una sociedad no elige el papel.

El plazo para atender un requerimiento no está fijado en la ley: lo señala el propio inspector en el requerimiento (artículo 22.2). No atenderlo es obstrucción, que tiene su propia infracción en el artículo 50 de la LISOS.

Qué no puede exigirte hoy

Aquí conviene tener las ideas claras, porque se vende mucho miedo. Hoy nadie puede exigirte un formato concreto de registro, ni un sistema digital, ni fichar con huella o con la cara. El artículo 34.9 no nombra ninguna tecnología: exige un contenido y una disponibilidad. El real decreto que sí pediría el registro por medios digitales no está aprobado ni publicado en el BOE, y en qué punto está exactamente lo cuenta la guía de la ley de registro horario de 2026.

Tampoco es norma la guía sobre el registro de jornada que el Ministerio de Trabajo publicó en mayo de 2019. Es útil, orienta y no hay ninguna versión posterior, pero son criterios informativos, sin valor normativo: no crea obligaciones que la ley no haya creado antes. Y sobre la huella, hay una razón que no viene de la Inspección sino de protección de datos, y está en la guía de control horario y RGPD.

Lo que se comprueba no es tu programa. Es si puedes enseñar la hora a la que empezó y acabó cada persona, cada día del periodo que te pidan.

La carpeta que conviene tener lista

Un ejemplo concreto. Una empresa de limpieza con catorce personas y dos centros recibe un requerimiento sobre los meses de marzo, abril y mayo. Lo que tendría que poder poner encima de la mesa, sin buscar nada:

• El registro diario de las catorce personas de esos tres meses, con las horas de entrada y de salida de cada día. Son unos noventa y dos días de calendario por persona.
• Los tres resúmenes mensuales de horas extraordinarias, con la copia entregada a cada persona y la que va a los representantes.
• El documento donde consta cómo se organizó el registro: el convenio, el acuerdo de empresa o la decisión adoptada previa consulta con los representantes, que es el orden que marca el 34.9.
• Los justificantes de las ausencias de los días en que alguien no aparece en el registro, para que un hueco no parezca una jornada sin apuntar.
• Los calendarios de festivos de cada centro, si no son los mismos.

Con esa carpeta, la conversación va de comprobar. Sin ella, va de justificarse. Y hay una diferencia práctica enorme entre las dos.

Los cuatro años mandan sobre lo que puedes aportar

El 34.9 fija la conservación en cuatro años, así que ese es el material que hay que poder sacar. El periodo que se revisa en cada actuación lo decide la propia Inspección; lo que no puede pasar es que el registro de hace dos años ya no exista. Cómo se cuentan esos cuatro años y qué hacer con lo que sale del plazo está en la guía de cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada.

Si acaba en acta

La consecuencia de no llevar el registro es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con la horquilla del artículo 40.1.b): de 751 a 7.500 euros, en tres grados. Las cifras de cada grado y las confusiones que circulan sobre ellas están en la guía de las sanciones por no fichar.

A partir de ahí, el procedimiento lo marca la normativa propia de la Inspección de Trabajo y del procedimiento sancionador, con sus trámites y sus plazos. No los vamos a resumir aquí: cada uno tiene su detalle y equivocarse cuesta caro. Ese es el momento exacto de tener a tu gestoría o a tu abogado al lado, desde el primer papel y no desde el último.