Política de privacidad

1 · Quién responde de tus datos

Si eres una persona trabajadora dada de alta en Ficheo, el responsable del tratamiento es tu empresa: es ella la que decide llevar el registro de jornada, con qué reglas y durante cuánto tiempo. Ficheo es el encargado del tratamiento: presta el servicio técnico por cuenta de esa empresa y no usa los datos para nada más.

La consecuencia práctica es esta: para pedir tus datos, corregirlos o quejarte, el interlocutor es tu empresa. Ficheo no puede decidir por ella sobre datos que no son suyos.

2 · Qué datos se tratan

Según lo que use tu empresa, pueden tratarse:

• Datos de cuenta. Nombre, correo, teléfono, departamento, centro de trabajo, código de usuario y contraseña. La contraseña se guarda con una función de derivación, nunca en claro: no se puede consultar, solo sustituir.
• Fichajes. Entradas, salidas y pausas con su fecha, su hora y su origen —móvil, navegador, tablet con PIN o reloj de pared—.
• Ubicación, solo si tu empresa la enciende. A cuántos metros del centro se fichó, y únicamente en el instante del fichaje. No hay seguimiento en segundo plano ni con la aplicación cerrada, y la falta de ubicación nunca impide fichar.
• Ausencias y vacaciones. Fechas, tipo y el motivo que decidas indicar, más el justificante cuando el tipo lo exija.
• Preferencias. Idioma, color, formato de hora y sonido de la aplicación.
• Registro de accesos. Quién ha abierto la ficha de quién y cuándo. Existe precisamente para que puedas saberlo tú; se explica en el apartado 6.
• Documentos y, si el módulo está encendido, gastos. Lo que tu empresa te haga llegar o tú le envíes por esa vía.

Sin datos biométricos. Ficheo no ficha con huella dactilar ni con reconocimiento facial. La guía de la AEPD de noviembre de 2023 considera que la biometría no supera el juicio de proporcionalidad existiendo un PIN o una tarjeta que hacen lo mismo.

3 · Para qué, y con qué base jurídica

4 · Cuánto dura cada cosa, y qué no se borra solo

Aquí es donde esta política cambia respecto a la anterior, y conviene leerlo entero. Hoy Ficheo no ejecuta ningún borrado automático de los datos laborales. Lo que se limpia solo es basura técnica; lo demás se conserva hasta que alguien lo borra. Los plazos que siguen son los que marca la norma o la configuración, no una promesa de que el sistema los aplique por su cuenta.

Ten en cuenta además que el plazo de cuatro años de los fichajes es un mínimo de conservación impuesto por la ley, no un permiso para borrarlos antes: mientras corre, ni tú ni tu empresa podéis hacerlos desaparecer. Sobre eso hay una guía entera en cuánto hay que guardar los registros de jornada.

5 · Quién ve los datos

Dentro de tu empresa, quien tenga permiso para verlos. No es todo el mundo: un encargado ve solo a las personas de su equipo, y hay rutas del panel a las que sencillamente no llega. Una empresa no ve nada de otra: cada una entra por su propia dirección y los datos están separados.

Fuera de tu empresa, el alojamiento lo presta Hostinger International Ltd., que actúa como subencargado sobre un servidor dedicado. Si necesitas saber en qué país está el centro de datos —por ejemplo, para tu propio registro de actividades de tratamiento—, pídeselo a tu empresa, que es quien tiene el contrato: esta página no lo afirma porque no consta verificado aquí.

Los datos no se venden ni se ceden con fines publicitarios. No hay publicidad en Ficheo, y esta web no usa ni una cookie: ni analítica, ni píxel de seguimiento, ni herramienta de medición de terceros.

6 · Tus derechos, y cuáles tienen botón

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, y retirar el consentimiento donde aplique. Se ejercen ante tu empresa, que es el responsable. Dos de ellos, además, están resueltos dentro del producto:

1440 × 900 Captura de Mi perfil › Quién ha mirado tus datos en el panel de Ficheo: la lista de accesos a la ficha de una persona, con la fecha, la hora y el papel de quien la abrió, y arriba el botón de descargar todos tus datos. Sin nombres reales de personas ni de empresas y sin texto añadido sobre la imagen. img/privacidad-quien-ha-mirado.webp

Sobre la supresión conviene ser claro, porque es donde chocan dos normas: el registro de jornada no se puede borrar mientras corra el plazo legal de conservación, y el historial de cambios de un fichaje no se borra nunca. Fuera de eso, la solicitud la atiende tu empresa, y hoy la ejecuta a mano.

Si consideras que tus derechos no han sido atendidos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

7 · Seguridad

• Conexión cifrada en toda la aplicación y en toda la web.
• Contraseñas derivadas, no guardadas. No se pueden consultar; se sustituyen.
• Freno a los intentos de acceso. Se pueden probar contraseñas, pero muy despacio: el panel abre los datos de una empresa entera.
• Aislamiento entre empresas, comprobado ruta por ruta y no supuesto.
• Copia cada noche, restaurada y contada para comprobar que la copia vale.

8 · Permisos que pide la aplicación

Ubicación: solo al fichar, y solo si tu empresa ha encendido la geolocalización. Puedes denegar el permiso: el fichaje se registra igual, sin ubicación. Nunca se te impide fichar por eso; el porqué está explicado en geolocalización de fichajes.

Avisos: si los aceptas, sirven para recordarte que no has fichado a tu hora de entrada. Se avisa una sola vez y solo a quien hoy tenía turno.

Almacenamiento del navegador: guarda tu sesión, tus preferencias y los fichajes que aún no han podido enviarse. La lista completa está en la política de cookies.

9 · Menores

El servicio está dirigido a personas trabajadoras y no está destinado a menores de dieciséis años.

10 · Cambios en esta política

Se publicará siempre la versión vigente en esta misma dirección, con su fecha arriba. Los cambios que afecten a plazos o a bases jurídicas se escribirán tal cual, sin suavizarlos.