Registro de jornada en Excel: qué aguanta y qué no

La respuesta corta

¿Es legal llevar el registro de jornada en Excel?

Sí, hoy es legal. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria con hora de inicio y de fin, y no dice con qué herramienta. Papel, hoja de cálculo o programa: lo que la norma exige es que el registro sea objetivo, fiable y accesible, y que se conserve cuatro años.

La pega es que «fiable» hace mucho trabajo en esa frase. Una hoja de cálculo que cualquiera puede abrir y modificar, sin que quede constancia de quién cambió qué ni cuándo, es difícil de defender como prueba cuando lo que se discute es precisamente si esas horas son las de verdad. Y en un conflicto por horas extra, el registro es la prueba principal.

Hay además una reforma en tramitación que quiere exigir formato digital y accesibilidad remota. A fecha de esta guía no está aprobada ni tiene fecha de entrada en vigor, así que quien te diga que el Excel «ya está prohibido» se está adelantando. Lo que sí conviene es no montar hoy algo que habrá que desmontar.

Los cinco sitios donde una hoja de cálculo se rompe

No son problemas teóricos. Son los cinco que aparecen siempre, en este orden.

1. Se rellena a final de mes. Es lo que pasa de verdad: nadie apunta la hora al salir, y el día 30 alguien pone el horario teórico en las treinta filas. Eso ya no es un registro de la jornada, es una copia del contrato.
2. No hay rastro de los cambios. Si una celda de hace tres semanas dice otra cosa que ayer, no hay manera de saberlo. Un registro que se puede reescribir hacia atrás no prueba nada, ni a favor de la empresa ni a favor de la persona.
3. Los cuatro años. La obligación de conservar es de cuatro años (disposición adicional 3.ª del RD-ley 8/2019). Cuatro años de hojas en carpetas compartidas, con cambios de ordenador y de responsable por medio, acaban con huecos.
4. El turno que cruza la medianoche. Una jornada de 22:00 a 06:00 en una hoja por días sale partida en dos filas de dos días distintos, y a partir de ahí el total mensual de esa persona no cuadra con nada.
5. Nadie ve los descansos. Las 12 horas entre jornadas y el día y medio seguido a la semana no saltan solos en una hoja. Se incumplen sin que nadie se entere hasta que alguien los cuenta.

Cuándo el Excel es la respuesta correcta

Cuando sois dos o tres personas, con el mismo horario, en el mismo sitio, y el registro lo lleva quien está delante todos los días. Ahí una hoja bien llevada cumple y no complica nada. La plantilla está aquí, gratis, con las columnas que pide la norma.

Deja de valer cuando aparece la primera de estas cuatro: turnos que cambian, gente que trabaja fuera de la oficina, más de un centro de trabajo, o alguien que reclama horas extra.

Cómo se pasa de la hoja al programa sin perder lo de atrás

Lo de atrás se guarda tal cual: las hojas de los meses cerrados se conservan como están, porque son el registro de esos meses y la obligación de conservarlos cuatro años sigue siendo tuya. No hay que reconstruir nada.

Lo de delante empieza el día 1 del mes siguiente, que es el corte limpio. En Ficheo eso son tres pasos: dar de alta a la gente, decirles cómo fichan y esperar al cierre de mes. Fichar y el registro legal no se cobran, así que el cambio no tiene coste mientras solo necesites eso.